Offre d'emploi CCJN

La Communauté de communes Jura Nord recrute :

 

Assistant(e) Administratif(ve) et Juridique

Direction/Service : Administratif et Juridique
Rattachement hiérarchique : Responsable Administrative et Juridique
Lieu d’affectation : 1 rue du tissage 39700 Dampierre

Conditions statuaires

Catégorie : C Filière : Administrative
Grade : Adjoint administratif territorial / Adjoint administratif principal de 2ème classe / Adjoint administratif principal de 1ère classe
Cadre d’emploi : Adjoints administratifs territoriaux
Groupe RIFSEEP : Groupe 2

Qualifications requises

Diplôme requis et/ou souhaité : Baccalauréat minimum
Formations, habilitations obligatoires ou à prévoir : connaissance de l’environnement territorial, connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale, expérience en secrétariat

Missions

Objectifs du poste :
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et juridique du service. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences en collaboration avec le responsable de service. Assiste le responsable de service dans l’organisation du travail du service. Apporte une aide permanente au responsable de service en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi
de dossiers.

Missions principales :

• Accueil physique et téléphonique du public
• Accueillir le public avec amabilité
• Prendre des messages
• S’exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l’expression de la demande
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Appliquer les règles de communication et de protocole
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• S’adapter aux publics de cultures différentes
• Adapter son intervention aux différents publics
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
• Présenter des documents d’information et de communication
• Gérer des plannings de réservation (salle réunion/matériel …)
• Orienter vers les personnes et services compétents
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Aider à rédiger des documents administratifs
• Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
• Etre référente du parc des photocopieurs (être en relation avec le prestataire concernant les soucis ou autres relatifs aux photocopieurs)

- Gestion de l’information, classement et archivage de documents

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances
• Identifier les sources de documentation
• Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité
• Mise à jour du site internet
• Mettre à jour le site internet en recueillant les informations relatives à la vie de la collectivité afin de les mettre sur le site internet et veiller à ce que l’information soit toujours à jour

- Assistante RH
Assister la responsable de service et la coordinatrice RH dans la gestion administrative du service RH notamment dans le processus de recrutement (courriers aux candidats, suivi des déclarations de vacances de postes, …), les entretiens individuels, les demandes de médailles du travail, bilan social, rédaction de fiche de postes, autres missions pour le bon fonctionnement du service.

Missions annexes :

• Travailler en binôme avec l’autre assistante administrative du service
• Assister le service aménagement du territoire dans les manifestations diverses en collaboration avec la chargée de communication

Interlocuteurs :

• Usagers/contribuables
• Administrations
• Elus
• Agents Jura-Nord

Compétences

Savoir / Savoir-faire

• Connaissances administratives et juridiques souhaitées
• Connaissance de l’organisation et des compétences des collectivités
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Qualités rédactionnelles
• Maîtrise de l’outil informatique
• Connaître l’environnement territorial et les acteurs publics
• Avoir un sens pointu de l’organisation
• Définir des priorités et gérer des urgences
• Travailler sur des plages horaires étendues

Savoir être

• Rigoureux
• Réactif
• Autonome
• Discret
• Respect du secret professionnel
• Polyvalent
• Méthodique
• Aptitudes relationnelles
• Aptitude au travail en équipe

Conditions d’exercice

Spécificité horaire : 35 heures hebdomadaire
Déplacements : Aucun sauf formation ou réunions
Particularités liées au poste : travail en bureau, horaires fixes à l’accueil du public, contraintes horaires en fonction de l’accueil, respect des obligations de discrétion et de confidentialité, disponibilité vis-à-vis du responsable de service
Date de création : janvier 2021

Téléchargez la fiche de poste ici

 

Plus de renseignements : 03 84 71 12 17 ou contact@jura-nord.com.

Pour postuler à cette offre, envoyez votre candidature avant le 18 février 2021 à :

Monsieur le Président de la Communauté de communes Jura Nord,
1 chemin du Tissage,
39 700 Dampierre

OU

A l'adresse mail suivante :

contact@jura-nord.com.

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